Lorsqu’il s’agit d’un projet de logiciel ERP, de nombreux chefs d’entreprise, et même certains DSI (directeur des systèmes d’information), délèguent leur responsabilité de gestion de projets ERP aux consultants de solutions ERP. Ils le font parce que c’est un domaine dans lequel ils ont peu ou pas d’expérience et n’ont pas reçu de formation adéquate.
Avant de lancer un projet ERP
Comme nous l’avons souligné dans l’article comment choisir un prochain logiciel ERP, une application ERP automatise, intègre et rationalise les processus d’entreprise. La raison pour laquelle les dirigeants veulent un système ERP est qu’ils désirent améliorer les processus opérationnels afin d’atteindre certains objectifs organisationnels et stratégiques.
L’implémentation d’une solution ERP est un moyen plus efficace et plus fiable pour une entreprise de gérer les données relatives aux processus d’entreprise que de s’en remettre à des individus, à des systèmes ponctuels comme Excel ou, pire encore, au papier.
Souvent, ce sont les raisons stratégiques qui amène les dirigeants à se doter d’un système d’information. Il s’agit d’un produit coûteux qui nécessite l’approbation de plusieurs niveaux de gestion et de direction avant d’être approuvé.
En définitive, il s’agit d’une responsabilité du conseil d’administration ou d’un comité spécialement formé, qui doit avoir la réponse à la question : Quels sont les résultats visés, pourquoi et comment?
Comme le dit Stephen Covey dans «Seven Habits of Highly Effective People», les dirigeants doivent «commencer avec la fin en tête», c’est-à-dire commencer le projet avec une vision claire de la direction et de la destination souhaitées. Ne pas le faire conduit à une situation que Lewis Carrol a décrite (dans Alice au pays des merveilles) comme «Si vous ne savez pas où vous allez, n’importe quelle route vous y conduira.»
Objectifs stratégiques d’un projet de logiciel ERP
Le quoi et le pourquoi de la question ci-dessus consistent à savoir quels sont les objectifs stratégiques qu’un système ERP permettra d’atteindre. Il est probable que la majeure partie du processus d’approbation de l’ERP sera consacrée à répondre à cette question, ainsi qu’à celle du coût, bien sûr.
Dans » Thinking About ERP «, il est recommandé au conseil d’administration de nommer un cadre supérieur en tant que » chercheur de valeur «, dont le rôle dans le projet est de déterminer la valeur à tirer du logiciel ERP.
Il n’est peut-être pas nécessaire que cette personne quantifie tous les avantages, mais ils doivent être clairs. Un document formel appelé «Case for change» («Argumentaire en faveur du changement») doit clarifier les avantages pour l’entreprise de manière formelle et sans ambiguïté, ce qui fut le cas de la compagnie Maclean-Fogg lors de la mise à niveau de leur logiciel ERP Syspro.
Comment un logiciel ERP atteint ses objectifs
Le document «Case for Change» précise comment et quand le projet ERP permettra d’atteindre les objectifs, et à quel coût.
En ce qui concerne les objectifs et les avantages, les dirigeants ne doivent pas essayer de tout couvrir, mais se concentrer sur certains éléments clés :
- Amélioration des stocks : réduction des volumes, rotation plus rapide, prévention des ruptures de stock.
- Expédition complète et dans les délais.
- Réduction des coûts : opérationnels et administratifs.
- Amélioration de la comptabilité : réduction du nombre de jours de créances, clôture de fin de mois plus rapide.
- Amélioration de l’approvisionnement : meilleures prévisions conduisant à de meilleurs signaux d’achat et à de meilleures remises de la part des fournisseurs.
- Amélioration de la gestion de la fabrication : moins de reprises, moins de travaux urgents, moins d’heures supplémentaires.
- Amélioration du contrôle de la qualité : mesurée par les taux de rejet, les retours de produits ou les plaintes des clients.
- Automatisation des processus manuels : rapidité d’exécution avant et après le projet, réduction des ressources en personnel nécessaires.
Certains objectifs et avantages ne seront toutefois pas aussi quantifiables, car il est bon de se rappeler le dicton suivant : «tout ce qui est important n’est pas mesurable, et tout ce qui est mesurable n’est pas important.»
En voici quelques exemples :
- À part les rabais, comment mesurer de meilleures relations avec les fournisseurs?
- Comment mesurer l’amélioration du service et de la fidélité des clients? Ce serait le résultat d’une meilleure coordination entre les fonctions de vente, d’approvisionnement, de fabrication et d’entreposage.
Pour les avantages non quantifiables, des catégories ou des échelles seront nécessaires.
Où est la ligne d’arrivée ?
Trop souvent, la fin d’un projet ERP est déterminée par la date de mise en service, c’est- à-dire la date à laquelle l’entreprise commence à utiliser l’application ERP pour ses transactions quotidiennes. De nombreuses organisations terminent prématurément leur projet en raison de problèmes de temps, de budget ou de ressources et passent donc à côté d’objectifs plus importants.
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Justifier un projet de logiciel ERP
S’il n’y a pas d’avantages évidents, un projet aussi complexe et coûteux ne recevra pas beaucoup de soutien. C’est pourquoi le document «Case for Change» («Argumentaire en faveur du changement») est important, car il détermine les objectifs de l’entreprise et les avantages pour elle. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, il rappellera les raisons du projet.
C’est également un outil que le «Chercheur de valeur» peut utiliser pour maintenir le soutien de la direction lorsque des problèmes surviennent. Après la mise en service, le document est utilisé pour évaluer comment le projet atteint ses objectifs et les bénéfices attendus.
Tout le monde souhaite bénéficier des avantages d’un système d’information dans son entreprise. Mais souvent, peu de personnes dans l’entreprise elle-même ont l’expérience et les connaissances nécessaires pour y parvenir. Comment choisir votre prochain ERP est le guide dont une entreprise a besoin lorsqu’elle lance un projet ERP.
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