Il y a beaucoup de décisions à prendre et de multiples éléments à considérer lors du choix d’un nouveau système ERP. Ce guide vous aidera dans votre recherche d’une nouvelle solution ERP qui pourra s’adapter à votre entreprise afin que vous puissiez mieux atteindre vos objectifs.
Un système ERP est un outil puissant qui peut aider votre entreprise à mener à bien ses activités quotidiennes, à analyser les opérations et à interpréter les données pour optimiser davantage les processus. Mais peut-être n’avez-vous pas obtenu ce dont vous avez besoin avec l’ERP actuel et souhaitez le mettre à niveau? Ou bien, votre entreprise est en pleine croissance et vous envisagez d’adopter un système ERP spécifique à l’industrie alimentaire.
Dans tous les cas, le choix d’un système d’information à intégrer dans votre entreprise est une tâche complexe, et il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles la solution actuelle ne convient pas à votre organisation. Dans cet article, nous allons vous apprendre à trouver la bonne solution ERP pour votre entreprise.
Pourquoi vous pourriez avoir besoin d’un nouveau logiciel ERP
Si vous rencontrez les problèmes suivants avec votre système ERP actuel, il est peut-être temps de passer à une solution plus moderne et plus robuste :
- Les informations ne sont pas mises à jour assez rapidement ou en temps réel
- Le système actuel n’est pas évolutif
- Le système nécessite une maintenance coûteuse
- Le coût de l’ERP actuel ne vaut pas les résultats que vous obtenez avec le système
- Les clients et/ou les employés ne peuvent pas accéder aux bonnes informations
- Il n’offre aucune intégration avec d’autres outils
- Le fournisseur d’origine ne supporte plus le système, il n’y a donc pas d’équipe pour travailler à la mise à jour de la technologie.
Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux signes indiquant que votre entreprise a besoin d’un nouveau système ERP.
Caractéristiques du système ERP à rechercher
Vous devez vous assurer que les buts et objectifs de l’entreprise restent au premier plan de votre recherche d’un nouveau logiciel ERP. Il est important de penser à vos objectifs en termes de :
- Croissance – comment pouvez-vous développer votre activité avec les ressources dont vous disposez actuellement?
- Efficacité – comment pouvez-vous éliminer les redondances dans votre entreprise et regrouper plusieurs processus en une seule solution?
- Rapidité – à quelle vitesse voulez-vous mettre de nouveaux services ou produits sur le marché?
Voici les principales caractéristiques des systèmes ERP à prendre en compte pour choisir le logiciel adapté à votre secteur d’activité pour éviter que l’implémentation d’un nouveau système ERP soit un échec.
Première caractéristique d’un système ERP: LE FOCUS VERTICAL
Chaque entreprise devra couvrir les éléments de base comme la comptabilité et le marketing, mais le focus vertical fait référence aux éléments qui sont spécifiques à votre secteur ou à votre entreprise.
Recherchez une solution conçue pour votre secteur d’activité. Pas seulement la fonctionnalité du logiciel, mais aussi l’expertise du personnel.
Seconde caractéristique d’un système ERP: LA FLEXIBILITÉ
Bien qu’une solution axée sur le secteur d’activité (point précédent) couvre une grande partie de vos besoins, certains éléments seront toujours uniques à votre entreprise. Vous devez rechercher un logiciel qui offre une certaine souplesse afin qu’il puisse être adapté aux différents modes de fonctionnement de votre entreprise.
Troisième caractéristique d’un système ERP: LA FACILITÉ D’UTILISATION
Amener votre équipe à adopter un nouvel outil de gestion peut être un processus un peu long. Vous devez vous assurer que l’intégration du nouvel outil est aussi transparente que possible. Non seulement un logiciel convivial facilite le processus de mise en œuvre, mais il profite également à votre équipe à long terme lorsqu’elle doit s’adapter aux mises à jour du système.
Si un système ERP est facile à utiliser, l’équipe utilisera davantage le logiciel et sera en mesure de l’apprendre beaucoup plus rapidement qu’avec une solution non conviviale.
Une solution devrait être conçue de manière à faciliter au maximum l’exécution des tâches par l’utilisateur, ce qui suppose en grande partie de connaître des logiciels similaires. Par exemple, les interfaces utilisateur de SYSPRO ERP et de DATASCOPE ont un aspect et une convivialité similaires l’une à l’autre ainsi qu’à d’autres logiciels de bureautique couramment utilisés.
Quatrième caractéristique d’un système ERP: LES SERVICES
Lorsque votre liste se réduit à deux ou trois candidats pour un système ERP, vous aurez probablement affaire à des produits dont les fonctionnalités sont presque identiques. C’est là qu’il est important de dresser une liste de contrôle de tous vos besoins en matière de logiciels (et même les options qu’il serait agréable d’avoir) pour voir quelle solution correspond le mieux.
Ensuite, le facteur de différenciation devrait être l’aspect services. Assurez-vous que votre fournisseur dispose de bonnes méthodologies de mise en œuvre, qu’il est intègre et qu’il s’investit réellement dans votre réussite commune en tant qu’entreprise.
Cinquième caractéristique d’un système ERP: LE COÛT
Un système ERP est censé contribuer à réduire les coûts globaux d’une entreprise; il permet de suivre les problèmes tels que les retards, de garder les membres de l’organisation alignés et d’éliminer la duplication du travail. Deux types de coûts entrent en ligne de compte lors de la mise en œuvre d’une nouvelle solution ERP : les coûts initiaux et les coûts permanents.
Il est important de se rappeler que la solution la plus chère n’est pas forcément celle qui vous convient. Par exemple, certaines solutions peuvent offrir un large éventail de fonctionnalités. Toutefois, si vous ne comprenez pas parfaitement les besoins et les objectifs de votre entreprise, vous risquez de payer un supplément pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais.
L’évaluation des besoins de votre entreprise et de ce que vous espérez obtenir d’une solution est essentielle lorsque vous parlez avec un représentant du logiciel que vous envisagez d’adopter.
N’ayez pas peur de poser beaucoup de questions avant de vous décider pour un logiciel. Vous pourriez penser qu’une solution a un faible coût d’installation, mais plus tard, en cours de route, vous retrouver à devoir payer beaucoup de maintenance, ou vice versa.
Sixième caractéristique d’un système ERP: LA SÉCURITÉ
Il vous faut absolument une solution ERP qui dispose des meilleures mesures de sécurité. Que vous stockiez les données sur vos propres serveurs ou que vous utilisiez une solution infonuagique, la sécurité doit être un élément important de votre liste de contrôle lorsque vous recherchez un nouveau système d’information.
Septième caractéristique d’un système ERP: L’ÉVOLUTIVITÉ
L’évolutivité d’un ERP a une grande importance en termes de coûts. Vous ne voulez pas d’une solution ERP qui ne puisse pas suivre la croissance de votre entreprise. Il est donc essentiel de choisir un logiciel doté de la technologie la plus récente.
Une solution évolutive utilisant les dernières technologies est un meilleur investissement, car elle vous permet de rester à jour plus longtemps et ne vous obligera pas à vous précipiter et à dépenser plus de temps et d’argent pour acquérir une solution plus récente lorsque votre logiciel actuel deviendra obsolète.
Il se peut que vous deviez mettre à niveau la mémoire et les besoins en stockage pour répondre à la croissance de votre entreprise, c’est donc un point que vous devez avoir sur votre liste de contrôle lorsque vous recherchez un nouveau logiciel ERP.
Huitième caractéristique d’un système ERP: LE TEMPS
Le temps nécessaire à la mise en œuvre de la nouvelle solution ERP peut dépendre de nombreux facteurs, notamment :
- La taille de l’entreprise
- La solution requise
- L’équipe chargée de la mise en œuvre du logiciel
- Le temps nécessaire à la création de feuilles de route complexes
- La phase de test pour voir comment le tout fonctionne
- Le type et le niveau de communication entre les parties prenantes à la mise en œuvre
- Définir clairement les attentes et les échéances du projet.
Dans la plupart des cas, la mise en œuvre peut prendre entre 3 et 6 mois du début à la fin. Avant de vous lancer dans la recherche d’un système ERP, il est essentiel d’évaluer honnêtement l’infrastructure de votre entreprise et de déterminer si vous disposez des ressources nécessaires à la mise en œuvre du nouveau système.
Maintenant que vous savez quelles sont les étapes à suivre et ce qu’il faut rechercher lorsque vous choisissez un système ERP pour votre entreprise, pourquoi ne pas débuter avec un expert de logi-solutions qui peut facilement répondre à vos questions ?