Système ERP , les 7 raisons pour lesquelles l’implémentation des projets ERP sont des échecs
Ceux qui envisagent d’implémenter un nouveau système ERP sont confrontés à des statistiques inquiétantes : des enquêtes suggèrent qu’au minimum, la moitié des projets ERP ont échoué, un grand nombre d’entre eux ont dépassé les coûts et les délais et les améliorations n’étaient pas à la hauteur des attentes.
En analysant ces données, la raison principale est évidente : la mise en œuvre de logiciels ERP est un terrain inconnu pour la plupart des entreprises de taille moyenne, qui manquent d’expérience dans les projets TI de grande envergure et complexes.
Bien que les connaissances se développent progressivement tout au long de la mise en œuvre d’un système ERP, certaines des étapes stratégiques les plus importantes ont lieu au début du projet, avant même que l’équipe de mise en œuvre ait développé son savoir-faire en matière d’ERP. Par conséquent, les erreurs commises dans les premières étapes mettent en péril l’ensemble du projet.
La vérité est que la plupart des projets ERP n’échouent pas à cause d’un mauvais processus de sélection ou de la fonctionnalité du logiciel ERP. Ils échouent à cause du processus de mise en œuvre de la solution sélectionnée.
Pour éviter cette situation, préparez votre entreprise et votre équipe à l’implémentation afin d’atténuer ces risques.
L’expérience montre qu’il existe sept raisons typiques qui mettent en danger l’implémentation des projets ERP.
Raison # 1 : Objectifs mal définis pour le logiciel ERP
De nombreuses entreprises considèrent l’implémentation d’un logiciel ERP comme une panacée, mais n’ont pas pris assez de temps pour définir la preuve de valeur ou comment elles mesureront le succès.
Comment les organisations peuvent-elles savoir quelles exigences sont prioritaires?
Il est important de disposer d’une documentation claire sur ce que vous voulez exactement réaliser avec le système ERP et sur les priorités. Si vous ne disposez pas d’une carte détaillée de l’objectif à atteindre, qui vous guide à chaque étape, vous risquez de vous perdre au milieu des distractions que sont la politique, la réflexion à court terme et les petits contretemps qui risquent de faire dérailler le projet.
Exemples :
- Diminuer le taux d’erreur
- Réduire les temps de passage
- Accélérer la mise sur le marché
- Améliorer la qualité du service
- Améliorer la collaboration entre les services
- Automatiser et standardiser les flux de travail
- Fournir une analyse d’affaires précise et à jour
- Soutenir l’internationalisation
Raison # 2 : Manque d’engagement suffisant de la part de la direction
La plupart des entreprises savent qu’en plus de poursuivre les opérations quotidiennes, les projets ERP exigent des employés un engagement considérable et parfois des heures supplémentaires. Mais qu’en est-il de l’équipe de direction? Une direction peu impliquée ou trop occupée peut tuer un projet qui en est à ses balbutiements. La mise en place d’un système ERP est malheureusement plus complexe que le simple fait d’appuyer sur un bouton.
Pour réussir la mise en œuvre d’une solution ERP, l’équipe de projet a besoin du soutien de la direction et de l’engagement de toute l’équipe. Communiquer efficacement et régulièrement sur les attentes du projet permet de maintenir une attitude et une énergie positives, de montrer son appréciation et d’obtenir une participation proactive aux sessions de planification.
Le choix des bonnes personnes pour votre équipe de mise en œuvre d’un ERP est la clé de la réussite du projet.
Raison # 3 : Absence d’expertise au sein de l’équipe de projet
Toute mise en œuvre d’un système ERP doit être abordée de manière méthodique. Cela commence par la constitution d’une équipe de projet adéquate, composée d’un chef de projet, d’utilisateurs clés et de personnel TI. Pour éviter tout manque ultérieur de connaissances, les utilisateurs clés doivent couvrir tous les domaines d’activité pertinents, notamment les achats, le marketing, la logistique, les ventes, la production, le contrôle et le service. L’équipe doit posséder les bonnes compétences pour le poste et a besoin d’un chef qui déploie ses compétences de manière coordonnée tout au long de la mise en œuvre de l’ERP.
Caractéristiques d’un bon chef de projet :
- Proche des activités quotidiennes
- Connaissance approfondie de tous les départements
- Sens de l’organisation
- Assertivité
- Compétences sociales / travail en équipe
L’équipe de projet est généralement supportée par un chef de projet du fournisseur de logiciels, qui dirige le processus sur la base d’une méthodologie de mise en œuvre, définit les étapes clés avec l’équipe et apporte une contribution précieuse.
Il est également important que les responsabilités et les compétences soient clairement définies, par exemple au moyen de descriptions de rôles et de règles de base pour résoudre les désaccords. Pour constituer une bonne équipe, il faut un cadre clair d’objectifs et d’attentes, ainsi qu’un leadership fort et proactif.
Raison # 4 : Manque de communication ouverte
De nombreuses implémentations de système ERP sont entravées par une communication insuffisante entre la direction, les équipes de projet, les employés et les fournisseurs de logiciels. Si les questions et les préoccupations des employés ne reçoivent pas de réponse, des rumeurs et des émotions négatives émergeront, créant un autre obstacle pour l’équipe de mise en œuvre.
Au contraire, communiquez ouvertement dès le début. Dans les semaines précédant le lancement de la mise en œuvre, mettez en place les outils nécessaires pour assurer un flux continu d’informations et une transparence maximale du projet. Par exemple, fixez une heure de réunion régulière chaque semaine entre le chef de projet ERP et l’équipe de direction. Prévoyez des séances d’information régulières pour les employés. Utilisez les bulletins d’information, des outils de suivi de projets ou les courriels de l’entreprise pour les mises à jour du projet.
Assurez-vous que la documentation, les tâches à accomplir et l’état d’avancement du projet seront facilement accessibles à toutes les personnes concernées. Il est de loin préférable de privilégier la sur-communication plutôt que la sous-communication. Si vos collaborateurs ne comprennent pas clairement l’évolution quotidienne de l’implémentation de l’ERP et son évolution future, vous avez un problème de communication à résoudre.
Raison # 5 : Les processus de production ne sont pas clairement définis
Pour que le système ERP cartographie les processus de votre entreprise, les processus actuels doivent être clairement et complètement maîtrisés. La modélisation des processus est complexe, il faut donc consacrer suffisamment de temps à cet important travail préliminaire.
C’est le moment de l’optimisation! Votre fournisseur de logiciels devrait pouvoir vous aider à évaluer vos processus et à trouver les points à améliorer avant qu’ils ne soient cartographiés dans votre ERP. Il est utile de réévaluer et de réorganiser vos flux de travail :
- Quels processus sont réellement nécessaires et utiles?
- Quels processus peut-on rendre plus efficaces à l’aide du nouveau logiciel?
- Quels flux de travail n’ont pas été mis à jour récemment alors que les processus ont changé?
Soyez également ouvert et flexible, si le nouveau logiciel ne peut pas reproduire un processus spécifique exactement comme vous le faites habituellement, il peut être judicieux de modifier votre processus plutôt que d’encourir le coût d’une programmation personnalisée. Il est essentiel d’analyser et de discuter de tout cela à l’avance.
Raison # 6 : Sous-estimer la migration des données
Le transfert d’anciennes données vers le nouveau système est un aspect souvent négligé et sous-estimé d’une mise en œuvre réussie d’un système ERP. La migration des données ne se limite pas à l’exportation et à l’importation à partir d’Excel, mais toutes les données doivent être ciblées et soigneusement préparées.
En outre, de nombreuses personnes pensent à tort qu’elles pourront automatiquement améliorer la qualité des données mal entretenues grâce à un système ERP. Or, la qualité des données dans le nouveau système ne sera qu’aussi bonne que la qualité des données migrées. Comme le dit le vieil adage, «garbage in, garbage out». Pour éviter ce problème, les doublons, les fautes d’orthographe ou les détails des cartes doivent être corrigés avant la migration.
Une fois les enregistrements nettoyés, le mappage a lieu. Chaque champ de l’ancien enregistrement de données est affecté à un homologue de la nouvelle structure de données et l’on vérifie si les types de données sont corrects (par exemple «date», «texte» ou «monnaie»). Ce n’est que lorsque la nouvelle structure de données fonctionne dans une simulation détaillée qu’elle sera transférée au système de production.
Raison # 7 : Les projets ERP échouent à cause de la peur du changement
Les entreprises doivent être préparées au fait que la mise en œuvre d’un système ERP ne suscite pas l’enthousiasme de tous les employés. Après tout, les emplois et les processus changent, l’information devient plus transparente, les responsabilités peuvent être redistribuées – ce changement suscite parfois des craintes et des résistances.
Il est donc important de communiquer à chaque service les avantages concrets du projet ERP pour le travail quotidien et de familiariser les employés avec le nouveau système ERP par le biais d’ateliers et de formations. Lorsque les employés comprennent les raisons du changement et les avantages qu’il apportera, ils disposent d’une base pour passer de la peur de l’inconnu à une plus grande aisance avec le processus de changement (c’est-à-dire la mise en œuvre de l’ERP).
Pensez à la gestion du changement comme à un «triangle du changement» qui comprend la technologie/les systèmes, les processus et les personnes. Vous devez vous concentrer sur les trois parties de ce triangle. Comme indiqué au piège 4 ci-dessus, communiquez ouvertement et fréquemment avec vos collaborateurs par le biais de nombreux canaux, en veillant à répondre aux questions et aux préoccupations dès qu’elles se présentent. Il est de loin préférable que les objections et la résistance au changement soient exprimées, et que l’on y réponde dès le début du processus plutôt qu’au cours de celui-ci, où elles peuvent causer plus de tort au projet à des moments inattendus.
Conclusion : La mise en œuvre nécessite une expertise!
La complexité et les défis de la mise en œuvre d’un système ERP ne doivent pas être sous-estimés, car le processus exige une coordination minutieuse de vos systèmes, processus et personnes. Mais avec une bonne planification et une organisation solide des processus, les obstacles peuvent être levés et les complexités clarifiées.
Le soutien d’un expert ERP accompli du partenaire logiciel contribue grandement à une mise en œuvre ERP sans heurts, de même qu’une méthodologie de mise en œuvre éprouvée. Pour les entreprises de taille moyenne ne disposant pas d’une expertise interne, l’expérience et la compétence du fournisseur ERP devient un facteur clé dans le processus de sélection.
Vous voulez un partenaire expérimenté qui a déjà tout vu et qui a aidé des entreprises à relever avec succès tous les défis qui se sont présentés.
Vous avez besoin de notre expertise pour implémenter votre système ERP? Parlons-en